En cualquier empresa, el factor humano es la espina dorsal que atraviesa todas las áreas de la compañía, teniendo el “poder” de impulsar el trabajo de manera coordinada y transformar la organización haciéndola crecer y volviéndola más competitiva. Pensemos un momento en la que nos parezca la mejor empresa del mundo, no importa cuál sea ni el giro que tenga. Puede ser la mejor empresa del mundo, pero en gran parte, se lo debe a las personas que trabajan ahí, pues sin ellos, el trabajo no podría hacerse solo.
Hace unos días platicaba con el director de una empresa, me contaba que su asistente tenía cerca de 20 años en la compañía y por fin le había llegado el momento de retirarse. Al momento de hacerlo, se cayó el mundo. Nadie podía igualar su trabajo, sólo ella conocía los procesos a la perfección. Estuvieron un año buscando su reemplazo y nunca lo encontraron. Este es un claro ejemplo de que el factor humano es el que hace que las empresas sean lo que son, y por eso debemos prestar especial atención a este elemento.
Información disponible para todos, en todo momento
Hoy en día, las soluciones tecnológicas buscan crear esquemas más funcionales, esto significa que la información que se genere para las empresas y dentro de ellas, no dependa de una persona. Por lo tanto, el acceso a la información y su uso, queda a disponibilidad de la misma operación de la empresa y del encargado en ese momento.
El acceso remoto a la información, da respuesta a las necesidades actuales que se presentan en el mundo empresarial, siendo esto un claro ejemplo de la evolución que estamos viviendo y cómo el sentido de accesibilidad, movilidad y acceso a la información de manera inmediata pueden ser determinantes en la productividad de las empresas.
Este acceso a la información, aunado a la entrada del internet en el mundo actual, ha transformado de manera importante los esquemas de trabajo, brindando ventajas valiosas y, al mismo tiempo, presentando alternativas nuevas, tales como son el control y asistencia del personal (Time & Attendance).
Time & Attendance: el gran aliado de los nuevos esquemas de trabajo
Uno de los grandes retos a los que siempre se han enfrentado las empresas, ha sido el control de asistencia del personal. Anteriormente existían las tarjetas checadoras y/o libretas de asistencia en los accesos. En la actualidad se cuenta con soluciones más variadas, por ejemplo, herramientas biométricas y móviles para los registros de ingreso en puntos específicos.
Existe personal que por sus responsabilidades, requiere de un mayor control para lograr una mayor productividad, lo que se traduce en resultados para la organización y, por lo tanto, beneficios para los empleados. Es bien sabido que el tiempo es oro o como dicen en inglés “Time is money”. Esto queda claro para muchas personas (que generalmente ocupan puestos jerárquicos importantes en las empresas) pero no para otras, o les es irrelevante.
Hoy en día existen cada vez más trabajos donde los empleados deben visitar distintos puntos de trabajo, lo que requiere un esquema de control de asistencia para empleados fijos con puestos administrativos (ejecutivos de ventas, jefes de producción en planta, etc.), sin ser necesariamente promotoría.
Adicional a esto, es importante considerar que para 2025, se espera que los Millennials representen más del 50% de la fuerza laboral y que redefinan la cultura corporativa en torno a modelos de trabajo flexibles, abiertos y colaborativos.
El trabajo remoto será la norma y cambiará la apariencia y el tamaño de las oficinas, con un nuevo enfoque en la salud y bienestar dentro de ella.
Existen empresas como Time Tracker de México, que previendo esta tendencia, se enfocan y aportan valor a los nuevos modelos de trabajo, poniendo especial atención al tema de Time & Attendance.
Time Tracker de México cuenta con PreNómina, el sistema más relevante del momento, pues es el que permite generar datos para establecer una nómina de manera justa y correcta.
Algunos de los beneficios que tiene implementar un sistema de control de asistencia vinculado a un esquema de productividad y pago de nómina, son:
Para la empresa:
1. Establecer pagos justos a partir del concepto de pago por hora, es decir, generar esquemas con una mayor eficiencia para las empresas.
2. Certificación de pagos por hora al personal que en realidad cumple con este esquema (validación con equipos biométricos).
3. Evaluación de eficiencia de la empresa relacionada a la productividad vs las horas de trabajo. Para entender esto, hay empresas que trabajan medio día el viernes, o algunas otras que otorgan las últimas dos semanas del año de vacaciones a cambio de aumentar 15 minutos diarios en la jornada diaria de los empleados. Con estos sistemas se puede medir si realmente es productivo otorgar estas “prestaciones”.
Para el empleado:
4. Establecimiento de pagos justos en relación a las horas establecidas en el trabajo, que para calcularse también se toma en cuenta el cumplimiento de objetivos. Es importante mencionar que cuando los empleados trabajan más horas de las establecidas no necesariamente son más productivos, pues se generan costos.
5. Sistemas de estímulos y recompensas relacionadas a premios por puntualidad.
El sentido y valor que se le puede dar a las jornadas de trabajo pueden ser varias, lo importante es que sean valiosas para las empresas y justas para los empleados. Esta armonía se logrará gracias a la implementación de herramientas de administración y control que validen registros y automaticen procesos disminuyendo errores tanto de captura como de compilación de la información.
Hablar de "Time & Attendance" es hablar de todo un proceso administrativo de seguimiento de asistencia y estadía del personal; en definitiva, es un tema de gran importancia para las empresas.
